Les mails aux assistants, mode d'emploi

Consigne(s) générale(s)

Mailez acu@epita.fr pour vous adresser aux ACUs.

Traitement automatique

Les mails assistants sont en partie traités par un système automatique. L'envoi d'un mail de votre part déclenche automatiquement la création d'un ticket.

Vous recevez un accusé de reception dès que le ticket est créé. Si vous ne recevez rien apres un temps raisonnable (quelques heures), votre mail n'a probablement pas été reçu.

Lors d'une correspondance avec un assistant via le système de ticket, ne changez jamais le champ "Subject:" du message. Il est indispensable pour le suivi. Si vous le faites, votre mail sera tout simplement perdu. Conseil : reply sous mutt fera l'affaire.

Norme pour le sujet du mail

Étant donné que le traitement des mails est en partie automatisé, il est impératif de respecter un certain format pour le sujet des mails.

La première balise du sujet du mail devra contenir le nom du projet ou activité que concerne le mail. Voici la liste exhaustive des balises à utiliser, elle évoluera au cours de l'année :

Projets ACUs

```
[PISCINE]
```
si cela concerne la piscine en général
```
[J01] ... [J10]
```
si cela concerne un jour de piscine
```
[FNMATCH]
```
si cela concerne le mini-projet fnmatch
```
[EVALEXP]
```
si cela concerne le mini-projet evalexp
```
[EXAM01] ... [EXAM11]
```
si cela concerne un exam machine

Dans des cas plus généraux vous pouvez utiliser :

```
[RATTRAPAGE]
```
si cela concerne un projet de rattrapage (typiquement pour les ing2/3)
```
[ADM]
```
si cela concerne un probleme lié directement avec l'administration
```
[INTRA]
```
si cela concerne l'intranet
```
[MISC]
```
si cela concerne autre chose

La deuxième balise du sujet du mail devra être une des balises suivantes :

```
[INSCRIPTION]
```
si cela concerne l'inscription au projet
```
[SUJET]
```
si cela concerne un problème avec le sujet du projet
```
[UPLOAD]
```
si cela concerne un problème avec le rendu, et donc l'upload
```
[MOULINETTE]
```
si cela concerne un problème à propos de la moulinette de correction
```
[NOTE]
```
si cela concerne un problème de note
```
[TRACE]
```
si cela concerne un problème de trace
```
[SOUTENANCE]
```
si cela concerne un problème au sujet de la soutenance
```
[ADM]
```
si cela concerne un problème avec l'adm et le projet
```
[MISC]
```
si cela concerne autre chose

Après les deux balises, vous préciserez votre login, ou celui du chef de groupe pour les projets à plusieurs.

Vous pouvez également rajouter des informations complémentaires dans le sujet du mail, après les balises et le login suivis de " - ".

Tout mail ne respectant pas le format décrit ci-dessus ne sera pas pris en compte par les assistants (lisez "partira dire bonjour à /dev/null").

Exemples

Pour un problème d'upload sur le projet my_read_iso :

[MY_READ_ISO][UPLOAD] foo_b

Pour un problème de note sur le troisième exam machine :

[EXAM03][NOTE] foo_b

Pour un problème d'absence de trace de soutenance de libstream sur l'intra

[LIBSTREAM][TRACE] foo_b - absence de trace sur l'intra

Pour s'inscrire à un projet de rattrapage :

[RATTRAPAGE][INSCRIPTION] foo_b - projet tiger

Note : La casse est importante, n'écrivez pas "[libstream]" mais bien "[LIBSTREAM]".